Nếu đặt nhiều bài viết, nhưng lại dồn vào một bài, sẽ bị rắc rối và khó kiểm soát project

Trường hợp này thường xảy ra khi bạn có thói quen làm biếng khi lập kế hoạch trên price tool. Thay vì phải phân từng bài viết theo từng yêu cầu cụ thể, bạn sẽ nhồi hết yêu cầu vào một task, với hy vọng tác giả sẽ tự lo phần còn lại cho bạn.

  • Nhưng thực tế là sẽ không ai lo cho bạn cả

Tuy đôi khi yêu cầu nhiều bài viết có thể giống nhau, quá trình lập kế hoạch sẽ lặp đi lặp lại một thao tác. Nhưng bạn không nên dồn tất cả vào 1 bài/task/content vì những lý do sau.

Lý do quan trọng mà một project nên tách thành nhiều task

1. Các task đã bị dồn cho một tác giả duy nhất, thay vì được phân ra cho các tác giả khác nhau

Việc này sẽ làm bạn gặp rắc rối nếu có vấn đề trách nhiệm với tác giả hiện tại, thay vì bạn chỉ cần xử lý 1 task/tác giả gặp vấn đề - và các task khác vẫn hoàn thành bình thường. Thì giờ đây, bạn sẽ phải xử lý hàng chục task trong 1 bài/content duy nhất với 1 tác giả hiện tại. Điều này có nghĩa là, nếu task có vấn đề, toàn bộ công việc của bạn cũng sẽ gặp vấn đề, và bị phụ thuộc 100% vào task hiện tại.

2. Deadline là ảnh hưởng tiêu cực nhất, không tránh khỏi nếu thực hiện theo cách này

Phân luồng workflow của bạn sẽ dồn vào cho 1 thành viên duy nhất. Việc một thành viên thực hiện 10 công việc, sẽ không thể nhanh bằng 10 thành viên cùng thực hiện công việc cho bạn. Rõ ràng, bạn không siêng năng thì sẽ không ai siêng năng cho bạn được nữa. Deadline và tốc độ xử lý project sẽ bị giảm đi đáng kể, đặc biệt là khi tác giả phải chịu trách nhiệm hoàn thiện một công việc quá tải. Hoặc đơn giản, là họ gặp vấn đề cá nhân, trong thời gian đang thực hiện task cho bạn. Những vấn đề cá nhân đôi khi có thể kéo dài hàng tuần hoặc hàng tháng.

3. Những yêu cầu comment điều chỉnh cho một task phức tạp, bao giờ cũng phức tạp và khó xử lý hơn

Trong khi thực hiện một task, hiếm khi mọi thứ đều suôn sẻ như ý bạn. Bạn sẽ cần một quá trình trao đổi và xử lý khi có vấn đề xảy ra. Một yêu cầu quá phức tạp sẽ không đảm bảo một thành viên với năng lực giới hạn có thể hoàn thành đúng ý của bạn. Ngoài ra, việc comment quá nhiều trong cùng một task không được wo24 khuyến nghị. Làm như thế, khả năng nắm bắt yêu cầu sẽ bị hạn chế, khó theo dõi. Tính kỹ lưỡng của bất kỳ ai cũng sẽ giảm đi với một workflow rắc rối, vì vậy trách nhiệm sẽ không biết thuộc về ai.

4. Vấn đề quyền lợi của thành viên và thời gian làm việc tự do

Wo24 không thể ép buộc thành viên làm việc mà họ không thích, hoặc những việc vượt quá năng lực thành viên. Phương pháp phân chia task vì văn hóa này mà phát triển. Nếu bạn xây dựng một project mà đi ngược lại văn hóa này, đây là lỗi của bạn - một Wosetter thiếu trách nhiệm. Việc tranh chấp với một task quá phức tạp, và có khả năng vượt quá năng lực xử lý sẽ tạo nên một môi trường làm việc không thân thiện. Vấn đề phải chịu trách nhiệm với một deadline quá áp lực, và phải theo dõi một nội dung trao đổi comment quá nhiều cũng làm cho thời gian của thành viên không còn được tự do nữa. Do khó nêu rõ trách nhiệm và bị xung đột văn hóa, wo24 cũng sẽ không phân bổ leader ưu tiên xử lý cho những task như vậy.

5. Bạn lo lắng về năng lực, và việc truyền đạt thông tin với nhiều thành viên cùng một lúc?

Bạn cần xây dựng một bảng ghi chú và truyền đạt thông điệp rõ ràng đến thành viên thực hiện dự án. Đây là lý do bạn cần phải dùng chức năng lưu trữ thông tin khi login vào price tool. Về vấn đề năng lực của thành viên, đừng đặt hy vọng quá nhiều vào một cá nhân duy nhất thực hiện project cho bạn. Theo thực tế, chưa có một thành viên giỏi nhất nào mà phong độ luôn ổn định, bất cứ ai cũng có thể sa sút tại một thời điểm nhất định. Và bất cứ ai cũng nên có một cơ hội sửa chữa và hoàn thiện. Chúng ta đều là con người với nhiều khuyết điểm, nhưng chúng ta có niềm tin và một quyết tâm để luôn trở nên tốt hơn, và bạn nên tôn trọng điều đó.

So sánh workflow của việc phân tách task cho project

Workflow trong project không phân tách task

Request_01 Request 01 Task Only task: Request 01 Request 02 x Request 03 Request_01--Task Member Only member Task--Member pause Request_02 Request 02 Request_02--Task Request_03 Request 03 Request_03--Task

Workflow trong project được phân tách task

Request_01 Request 01 Task_01 Task 01 Request_01--Task_01 Member_01 Member 01 Task_01--Member_01 Request_02 Request 02 Task_02 Task 02 x Request_02--Task_02 Member_02 Member 02 Task_02--Member_02 pause Request_03 Request 03 Task_03 Task 03 Request_03--Task_03 Member_03 Member 03 Task_03--Member_03