Project là đơn vị cơ bản để wosetter gom tất cả task trong cùng một kế hoạch với những thuộc tính nhất định. Mục tiêu của project là để giúp bạn dễ quản trị và theo dõi plan hơn. Trong khi task là đơn vị có giá trị với thành viên thực hiện dự án, thì “project” lại rất có giá trị với các wosetter - để quản trị dự án. Vì vậy, hãy cố gắng gom các task liên quan vào một project cụ thể, việc này sẽ giúp công việc của bạn đơn giản và hiệu quả hơn.
Phân chia “plan” vào những “project” theo mục tiêu cụ thể
Phương pháp phân chia plan cơ bản
- Plan: là kế hoạch công việc của bạn, thường lập nên trong một bộ phận cụ thể
- Project: là một dự án, thường quản lý cho cùng tính chất hay thuộc tính của công việc
- Task: là đơn vị công việc cơ bản, task được phân cho từng thành viên cụ thể thực hiện
Ví dụ cụ thể phân chia một plan content
Plan của bộ phận biên tập để hoàn thiện content trong tháng đầu tiên chạy website và fanpage
- OKR là phải có content đủ chất lượng, dựa vào các chỉ số đo được: traffic, click, sale
- KPI trong khoảng 1 tháng, tùy theo số lượng mà phân cho số thành viên phù hợp
Project cần phân bổ cho 3 nhóm để đạt mục tiêu trên: SEO content, PR content và Facebook content
- Project SEO content: cần các thành viên content SEO, tập trung viết mới 100%
- Project PR content: cần tập trung vào nội dung chốt sale, chạy Ads và tâm lý khách hàng
- Project Facebook content: cần tập trung vào hình ảnh, và mật độ post bài đều đặn
Task thực hiện hàng ngày sẽ cần theo dõi theo những tính chất yêu cầu cụ thể của project trên
- Task là đơn vị triển khai thực tế. Đối với task, bạn cần follow thường xuyên tiến độ và trao đổi để điều chỉnh chất lượng công việc kịp thời.
- Thành viên dự án sẽ cần thảo luận, học tập và điều hướng theo các yêu cầu cụ thể để có điều chỉnh phù hợp trước deadline.
Sai lầm chủ yếu là việc phân mỗi task mỗi project khác nhau
Việc này sẽ làm bạn khó khăn vì phải theo dõi quá nhiều project riêng lẻ, dù các project đó có thuộc tính của các task trong đó giống nhau. Ngoài ra, bạn sẽ mất công cộng các billing nếu cần phải thanh toán. Việc đối soát nếu có vấn đề cũng mất thời gian hơn.
- Lý do: bạn không tổng hợp được những task có cùng thuộc tính vào chung một project để theo dõi. Hoặc là bạn bị lúng túng trong cách sử dụng price tool để đưa nhiều task vào project mà bạn cần.
Bạn cũng lưu ý khi đặt nhiều task ở nhiều project khác nhau, hay trong cùng một project; thì điều này chỉ ảnh hưởng về mặt quản lý project, chứ không ảnh hưởng đến thuật toán phân công.
Sử dụng mô hình phân bổ project để đạt hiệu quả cao
Mô hình project kém hiệu quả, khó quản trị
Mô hình project hiệu quả, dễ quản trị
Bạn sẽ cần quy ra các yếu tố phù hợp cho content/task như trên, sau đó đưa vào một project có thuộc tính chung
- Ví dụ: content cho web, chuẩn SEO, 100% fresh, có image
Để thêm nhiều task vào cho một project hãy dùng tính năng Thêm task nữa, để có thể thêm nhiều task vào project của bạn như hình sau.
Lưu ý: nội dung này hướng dẫn tự lập kế hoạch project bằng công cụ tính giá content
