Project tại wo24 sẽ gửi khá nhiều email thông báo qua Gmail. Vì vậy, hộp thư chính (hay Primary) của bạn có thể bị nhận quá nhiều email. Nếu thường xuyên sử dụng email cho công việc, bạn sẽ không muốn điều này.
Bạn nên tạo bộ lọc email bằng hệ thống phân loại email trong Gmail. Cách này sẽ giúp bạn vẫn nhận đầy đủ các email thông báo từ project, nhưng đưa các email thông báo thường xuyên vào mục Updates. Bằng cách này, Primary sẽ chỉ dành để sử dụng cho các email trao đổi và công việc quan trọng của riêng bạn, mà không bị làm phiền từ các thông báo liên tục từ project.
Cách phân loại này còn giúp bạn lọc email thành 4 loại sau cho Gmail:
- Primary: các email quan trọng trong trao đổi cá nhân của riêng bạn
- Social: các thông báo từ các mạng xã hội (như Facebook)
- Promotions: các thông tin quảng cáo, quảng bá từ nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ
- Forums: các thông báo từ hoạt động trao đổi trên các diễn đàn, cộng đồng bạn tham gia
Kích hoạt tính năng phân loại email trong Gmail
Bước 1: vào phần Settings để config Gmail của bạn
Bước 2: đến mục Inbox và select tất cả category để mở chức năng phân loại
Đến đây, Gmail của bạn sẽ tự động phân loại các email nhận trong Inbox vào những phân loại nêu trên. Tuy nhiên, đôi khi sẽ có những email không được phân loại, hoặc không phân loại đúng. Bạn sẽ cần biết cách để tạo bộ lọc thủ công, giúp phân loại email cụ thể vào đúng khu vực mà bạn muốn.
Tạo bộ lọc thủ công để phân loại email theo ý muốn
Bước 1: xác định dấu hiệu chung của các email cần tạo bộ lọc phân loại
Thông thường, các email cần phân loại cụ thể sẽ có một dấu hiệu chung nào đó. Bạn cần phải xác định dấu hiệu này để dựa vào đó lọc (hay phân loại) tất cả các email như vậy.
Các đặc điểm sau sẽ là dấu hiệu tốt cho bạn để xác định:
- From: email đó được gửi từ đâu?
- Subject: tiêu đề email có một số từ ngữ phân biệt cụ thể
- Other: từ ngữ trong nội dung, hoặc thành phần khác
Bạn chỉ cần chọn một trong các yếu tố trên là đủ cho bộ lọc
Rất hiếm khi cần phải sử dụng nhiều yếu tố cùng một lúc
Bước 2: tạo bộ lọc dựa vào dấu hiệu đã xác định của email đó
-
Select - chọn email có dấu hiệu cần lọc, sau đó dùng tùy chọn Filter messages like these
Lưu ý là với tùy chọn này, bạn chỉ cần chọn một email có dấu hiệu, bộ lọc sẽ tự động dựa vào dấu hiệu của email này để lọc tất cả các email tương tự còn lại trong Inbox
-
Sau đó, bạn sẽ thấy hộp tạo bộ lọc hiển thị. Mặc định, nó sẽ sử dụng dấu hiệu From (email gửi từ đâu) để dùng cho bộ lọc. Bạn sẽ thấy các tùy chọn khác, để có thể sử dụng làm dấu hiệu lọc cho email
- From: email gửi từ đâu
- To: email gửi đến đâu
- Subject: chủ đề email có từ ngữ gì
- Has the words: trong nội dung có từ ngữ gì
- Doesn’t has: trong nội dung không có từ ngữ gì
- Size: dung lượng của email
- Has attachment: có file đính kèm không
Bạn nên dựa vào các dấu hiệu cụ thể của email để set các tùy chọn cho phù hợp nhất. Bộ lọc được tạo nên bắt đầu từ những dấu hiệu mà bạn phải xác định trước theo một cách rất “cá nhân” trong mỗi trường hợp cụ thể. Vì vậy, không thể có hướng dẫn chi tiết nào phù hợp cho từng trường hợp nào mà bạn đang cần để lọc những email cụ thể.
-
Sau khi đã set các dấu hiệu xong, bạn nhấn nút Create filter để tạo bộ lọc
Bước 3: chọn hành động phù hợp với email được tạo bộ lọc
Tại đây, bạn nên chọn hành động Categorize as: Updates để phân loại các email thông báo vào mục phân loại Updates của Gmail.
Chọn thêm tùy chọn Also apply filter to matching conversations để đảm bảo xử lý tất cả các email có cùng dấu hiệu liên quan
Có nhiều hành động cho email lọc mà bạn có thể dùng:
Bạn không cần lưu ý đến các tùy chọn sau, vì có thể nó phức tạp với bạn
- Skip the inbox (Archive): bỏ qua inbox, tức là email này sẽ không thấy inbox luôn. Hãy cẩn thận với tùy chọn này!
- Mark as read: tự động đánh dấu đã đọc, nó sẽ ở trạng thái giống như bạn đã đọc email
- Star it: đánh dấu sao
- Apply the label: dán nhãn cụ thể cho email
- Forward it to: forward email đến địa chỉ
- Delete it: xóa email, hãy cẩn thận với tùy chọn này!
- Never send it to spam: không bao giờ đánh dấu là spam với email có dấu hiệu này
- Send template: lưu vào mẫu
- Always mark it as important: luôn đánh dấu email quan trọng
- Never mark it as important: không bao giờ đánh dấu là email quan trọng
Sau đó, nhấn Create filter để bắt đầu kích hoạt bộ lọc cho các email
Nếu bộ lọc áp dụng trên nhiều email có cùng dấu hiệu, việc này có thể mất vài giờ để thấy thay đổi được áp dụng trên hàng ngàn email của bạn.