Theo báo cáo “thực trạng chuyển đổi kinh doanh số năm 2018” của IDG (Mỹ), 55% số start-up hiện nay đã sử dụng công nghệ số để vận hành doanh nghiệp hiệu quả, so với 38% doanh nghiệp truyền thống, giúp họ có thể tăng doanh thu đến 34%.
Những công nghệ số được nhắc đến ở đây là gì?
Đối với hoạt động tài chính – kế toán
Sự hiện diện của công nghệ số được gói gọn trong những ứng dụng, phần mềm giúp doanh nghiệp tài chính – kế toán.
Thứ nhất là phần mềm kế toán online: Ứng dụng công nghệ điện toán đám mây để lưu trữ dữ liệu, quản lý tập trung và tự động hóa tác nghiệp Thủ kho, Thủ quỹ với Kế toán cũng như quy trình phê duyệt đơn hàng với bộ phận kinh doanh.
Thứ hai là hóa đơn điện tử: Thay thế hoàn toàn cách lưu trữ vật lý trước đây, hóa đơn điện tử sử dụng công nghệ blockchain thay thế hóa đơn giấy giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 90% chi phí, thời gian đồng thời tính bảo mật, an toàn được nâng cao.
Thứ ba là ứng dụng kết nối ngân hàng điện tử: Nhờ dịch vụ này, doanh nghiệp không mất thời gian đi giao dịch với ngân hàng mà vẫn có thể tự động đối chiếu sổ phụ với số tiền gửi và hạch toán các nghiệp vụ thu chi tiền gửi giúp tiết kiệm 80% thời gian, công sức của kế toán.
Thứ tư là dứng dụng thuế điện tử: Dịch vụ này thường được tích hợp ngay trên phần mềm kế toán online tạo thành hệ sinh thái khép kín giúp kê khai, nộp thuế thuận tiện, nhanh chóng hơn.
Đối với hoạt động quản trị nhân sự
Nhờ có công nghệ, hoạt động quản trị nhân sự, quản lý nguồn nhân lực được nâng lên tầm cao mới với tính nhân văn hơn nhưng cũng chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Thứ nhất là phần mềm tuyển dụng: Doanh nghiệp có thể tiết kiệm 22% chi phí tuyển dụng và tăng hơn 52% năng suất làm việc nhờ vào tự động hóa quy trình tuyển dụng.
Thứ hai là phần mềm quản lý nhân sự: Giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ quản trị nhân sự bao gồm: Hoạch định nguồn nhân lực, Tuyển dụng, Quản lý hồ sơ, Quản lý hợp đồng lao động, Quản lý đào tạo, Đánh giá, Chấm công, Quản lý thời gian, Tính lương, Thuế, Bảo hiểm, Khen thưởng, Kỷ luật, Giải quyết nghỉ việc, Quản lý tài sản, Quản lý công tác phí,…
Đối với hoạt động bán hàng – tiếp thị
Thứ nhất là phần mềm quản lý khách hàng : Giúp doanh nghiệp tự động quy trình phê duyệt đơn hàng giữa kinh doanh và kế toán, đơn giản hóa mọi công tác bán hàng trong doanh nghiệp cũng như lưu trữ, quản lý toàn bộ thông tin về khách hàng.
Thứ hai là automation marketing: Tự động hóa tiếp thị giúp doanh nghiệp kết nối bộ phận sale và marketing, tự động cập nhật khách hàng tiềm năng, giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và nhờ vậy mở rộng được thị phần kinh doanh. Automation marketing bao gồm các yếu tố sau: email marketing, landingpage, kịch bản chăm sóc khách hàng, biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng,…
Đối với hoạt động quản lý, điều hành chung
Sẽ thật thiếu sót nếu không đề cập đến những công nghệ hỗ trợ hoạt động quản trị doanh nghiệp chung hay điều hành công việc.
Thứ nhất là mạng xã hội doanh nghiệp: Không gian giao tiếp giữa các thành viên trong doanh nghiệp được số hóa sẽ là bản sắc riêng không thể trộn lẫn, đồng thời rút ngắn khoảng cách giữa lãnh đạo với nhân viên, giúp nhân viên gắn kết hơn với doanh nghiệp.
Thứ hai là phần mềm quản lý công việc: Giúp quản lý giao việc, theo dõi tiến độ và đánh giá công việc, dự án mọi lúc, mọi nơi. Nhờ có phần mềm quản lý công việc, doanh nghiệp không chỉ có lợi ích về hiệu quả công việc mà còn giúp tối ưu chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Thứ ba là phần mềm quản lý tài sản : Doanh nghiệp có thể quản lý tài sản theo mã QR code, theo loại tài sản, theo khu vực địa lý. Công việc kiểm kê tài sản được thực hiện trên ứng dụng điện thoại giúp tiết kiệm 80% thời gian mà vẫn tối ưu hiệu quả.
Thứ tư là phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ: Doanh nghiệp có thể tạo các chuyên mục cho tài liệu, soạn thảo lưu trữ tài liệu trực tiếp, phân quyền cho người sử dụng tài liệu hay bình luận, góp ý, đóng góp. Và quan trọng hơn cả là nhân viên có thể tìm kiếm, tra cứu tài liệu ở bất cứ đâu ngay trên điện thoại di động.
Thứ năm là phần mềm quản lý phòng họp: Nhờ có công nghệ này mà các thành viên có thể nhanh chóng tìm đúng phòng họp, đặt phòng tức thời và liên kết thành viên tham gia cuộc họp.
Nghe tới đây là rất rối rắm và có vẻ sẽ ngốn tiền kha khá rồi! Nhưng nếu có 1 phần mềm duy nhất tích hợp tất cả các phần mềm trên thì sao nhỉ? Doanh nghiệp vừa tiết kiệm được chi phí lại vẫn đảm bảo tất cả hoạt động kết nối với nhau trong 1 vòng tròn khép kín.